Ustawa o ochronie sygnalistów – procedura w sieci NowaB2 w Nowej Wsi
Jako firma działająca w branży finansowej wprowadziliśmy procedurę zgłaszania naruszeń przepisów prawa wynikających z zapisów art. 3.1 Ustawy o ochronie sygnalistów.
Nasi współpracownicy – firmy jednoosobowe prowadzące także działalność w branży finansowej (funkcja OFWCA) – otrzymały możliwość dołączenia swoich firm do naszej procedury, gdyż jako firmy jednoosobowe lub mikroprzedsiębiorstwa nie mają możliwości stworzenia własnych zespołów ds. przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych, tak aby zagwarantować zachowanie anonimowości sygnalisty.
Z tego powodu w naszej firmie wyznaczono dwuosobowy zespół ds. przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych.
Adres mailowy do przyjmowania zgłoszeń: sygnalista@nowab2.pl
Inna droga zgłoszenia: list wysłany na adres siedziby NowaB2 w Nowej Wsi, ul. Matejki 3, z wyraźnym opisem na przedniej stronie koperty: „ZGŁOSZENIE SYGNALISTY”.
Odpowiedź zwrotna będzie możliwa tylko i wyłącznie w sytuacji podania imiennego adresu zwrotnego.
Kto może zgłosić?
Każdy/a uprawniony/a (art. 4 Ustawy o ochronie sygnalistów) może zgłosić naruszenie przepisów prawa wynikające z art. 3.1 ustawy w sposób jawny lub anonimowy na wskazany wyżej adres e-mail.
Zgłoszenie może dotyczyć firmy NowaB2 lub jednoosobowych działalności gospodarczych działających jako OFWCA, które dobrowolnie przystąpiły do procedur poprzez podpisanie umowy.
Jeśli zgłoszenie dotyczy firmy, która nie przystąpiła do umowy, osoba zgłaszająca nie zostanie uznana za sygnalistę i zostanie o tym poinformowana, o ile podała kontakt zwrotny. Takie zgłoszenie zostanie bezpowrotnie i niezwłocznie usunięte.
Uwagi dodatkowe
- Sygnalistą nie może być klient, a jedynie osoba związana z pracą na rzecz firmy, której dotyczy zgłoszenie.
- Szczegóły dotyczące sposobu załatwienia sprawy otrzyma tylko osoba, która zostanie uznana za sygnalistę i poda kontakt zwrotny.
- Wiadomości czyta i podejmuje działania wyłącznie zespół ds. przyjmowania zgłoszeń, w którego skład nie może wchodzić właściciel żadnej firmy.
- Zespół zachowuje pełną poufność i prowadzi działania wyłącznie z firmą, której dotyczy zgłoszenie.
Zasady przyznawania statusu sygnalisty
Każda osoba, która zgłosi naruszenie w sposób jawny, otrzyma status sygnalisty jeśli zgłoszenie mieści się w zakresie ustawy.
W przypadku zgłoszeń anonimowych – warto wskazać związek z firmą (np. była współpraca), co ułatwi zakwalifikowanie zgłoszenia zgodnie z ustawą.
Zgłoszenia do towarzystw ubezpieczeniowych
W sprawach dotyczących konkretnych towarzystw ubezpieczeniowych możliwe jest także zgłoszenie bezpośrednio do ich zespołów ds. zgłoszeń – według procedur opublikowanych na stronach internetowych tych towarzystw.
Obowiązek informacyjny RODO wobec sygnalistów
Spełniając obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 RODO, informujemy, że:
- Administrator danych: NowaB2, ul. Matejki 3, 32-651 Nowa Wieś
- Cel przetwarzania: realizacja obowiązków wynikających z Ustawy o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928 ze zm.)
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO
- Współadministratorzy: inne podmioty w sieci NowaB2, które przystąpiły do umowy współadministracji (jeśli zgłoszenie ich dotyczy)
- Zakres danych: dane podane przez sygnalistę – mogą, ale nie muszą zawierać dane osobowe (np. imię, nazwisko, kontakt); zgłoszenie może być anonimowe
- Odbiorcy danych: wyłącznie osoby uprawnione na podstawie przepisów prawa lub za zgodą sygnalisty
- Okres przechowywania: do 3 lat od końca roku, w którym zakończono działania następcze
- Brak profilowania i automatyzacji: dane nie są przetwarzane automatycznie ani poza EOG
Pełna treść obowiązku informacyjnego dostępna jest tutaj:
https://nowab2.pl/polityka-prywatnosci