SPEŁNIENIE OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO WOBEC WŁAŚCICIELI DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia zgodnie z wymaganiami art.13 RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE)
Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia 32-651 Nowa Wieś ul. J. Matejki 13 informuje, że przetwarza dane osobowe
i jest ich Administratorem na podstawie art. 6 ust.1 RODO. Osoby fizyczne, których dane osobowe są przetwarzane przez Nowa B2 mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, uzupełniania, sprostowania, kopiowania, przenoszenia, żądania zapomnienia lub ograniczenia przetwarzania, a także posiadają prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, jeżeli przetwarzanie opiera się na uzasadnionym interesie Administratora. Prawo to można realizować
w siedzibie Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia w Nowej Wsi, ul. Matejki 13 w godzinach 8.00-16.00 lub drogą mailową na adres: ido@nowab2.pl
Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia nie przetwarza danych osobowych w sposób zautomatyzowany i nie dokonuje profilowania tych danych, za wyjątkiem profilowania w imieniu zakładów ubezpieczeń. W takim przypadku Administratorem jest zakład ubezpieczeń.
Dane nie są przetwarzane poza EOG, chyba, że poniżej zapisano inaczej.
Kontakt do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych: ido@nowab2.pl
Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia informuje o prawie wniesienia skargi do Organu Nadzoru, zgodnie
z zapisami Ustawy o ochronie danych osobowych w przypadku stwierdzenia przetwarzania tych danych niezgodnie z obowiązującym prawem krajowym i europejskim. Organem Nadzoru jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, 00-014 Warszawa ul. Moniuszki 1A
Poniżej uszczegółowiono zasady przetwarzania poszczególnych rodzajów danych osobowych.
KLIENCI ADMINISTROWANI PRZEZ Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia (nie dotyczy sytuacji, gdy Administratorem jest zakład ubezpieczeń)
Agencja Ubezpieczeniowa Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia informuje, że przetwarza dane osobowe klientów
i jest ich Administratorem na podstawie art. 6 ust.1. lit. a) RODO. Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju ubezpieczenia lub od rodzaju innej proponowanej usługi, ale zawsze zależy od decyzji klienta, np. pozostawiając zgodę na posiadanie przez Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia danych z dowodu rejestracyjnego klient sam podejmuje decyzję o szybszym zaproponowaniu składki ubezpieczeniowej do wznowienia, wyliczonej z dużym wyprzedzeniem przez Administratora bez konieczności wizyty klienta w biurze lub klient jest zainteresowany otrzymaniem nowości z obszaru ubezpieczeniowego lub liczy na przypomnienie o kończących się badaniach technicznych pojazdu, zezwala na kontakt w dowolnej sprawie drogą telefoniczną lub e-mailową i podaje swój numer telefonu lub adres maila.
Dane zostały zebrane na podstawie dobrowolnej zgody, która w każdym momencie może zostać wycofana poprzez złożenie stosownego oświadczenia w ww. siedzibie Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia.
Nie udzielenie zgody lub jej wycofanie wiązać się będzie z brakiem możliwości kontaktu z klientem
w innej formie niż listowna lub osobista w biurze lub w miejscu przebywania klienta, z brakiem możliwości przygotowywania ofert marketingowych Administratora lub stosowania innych działań niż działania wynikające z przepisów ubezpieczeniowych.
Wysłanie maila przez klienta do Nowa B2 Ewa Bogunia lub do współpracującego pośrednika ubezpieczeniowego (OFWCA) lub wykonanie telefonu bez wcześniej podpisanej zgody traktowane jest jako zgoda klienta na kontakt tą drogą komunikacji.
Dane osobowe klientów są też przetwarzane w systemie IT do obsługi i rozliczeń klientów w oparciu o uzasadniony interes Administratora (art.6 ust.1 lit. f) RODO)
Odbiorcami danych osobowych mogą być zakłady ubezpieczeniowe lub inne współpracujące firmy przy realizacji oferowanych usług marketingowych, a także firmy obsługujące systemy informatyczne i inne firmy współpracujące w oparciu o podpisane umowy, a także obsługa prawna.
Dane osobowe będą przetwarzane do odwołania zgody lub złożenia żądania usunięcia danych osobowych jeżeli inne przepisy prawa nie będą nakazywały ich pozostawienie, jednakże nie dłużej niż 10 lat od ostatniego kontaktu z klientem.
Wyjaśnienie: w zakresie obsługi sprzedaży polis ubezpieczeniowych lub obsługi wstąpienia klienta do grupowego ubezpieczenia na życie klient jest klientem towarzystw ubezpieczeniowych, których oferty zostają mu przedstawione, a Agent ubezpieczeniowy lub jego OFWCA działa w imieniu tych towarzystw, które są Administratorami danych osobowych klienta. Obowiązek informacyjny zobowiązany jest przedstawić klientowi każdy zakład ubezpieczeń, co często w imieniu zakładu ubezpieczeń wykonuje Agent ubezpieczeniowy/OFWCA. W przypadku obsługi ubezpieczeniowej opartej na prawie ubezpieczeniowym nie pobiera się żadnej zgody, a klient nie staje się klientem którego Administratorem danych osobowych jest Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia.
PRACOWNICY
Agencja Ubezpieczeniowa Agencja Ubezpieczeniowa NOWA B2 Ewa Bogunia informuje, że przetwarza dane osobowe pracowników oraz współpracowników i jest ich Administratorem na podstawie:
w zakresie zawartej umowy o pracę i i ew. innych umów cywilno-prawnych (np. umowy agencyjne) dane są przetwarzane na podstawie art.6 ust.1 lit. b) RODO i wiążą się z faktycznie wykonywanymi obowiązkami służbowymi na danym stanowisku,
w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (cele podatkowe, rachunkowości, zaopatrzenia emerytalnego, BHP, szkoleniowe, rozliczenia czasu pracy, socjalne, opieka nad członkiem rodziny – dzieci) dane są przetwarzane na podstawie
art.6.ust.1 lit. c),
w zakresie danych dodatkowych takich jak dane prywatne dane kontaktowe lub wizerunkowe pracowników lub innych danych na które pracownik wyraził odrębną zgodę dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. a) RODO.
Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa nakładających obowiązki prawne na Administratora lub wynika on z potrzeby przetwarzania innych danych związanych z wykonywaniem konkretnych obowiązków służbowych w ramach zajmowanego stanowiska lub z treści i zakresu umowy cywilno-prawnej, a w pozostałych przypadkach wynika z treści zgody.
Podanie danych w celu zatrudnienia jest wymogiem ustawowym i nie podanie ich uniemożliwia etatowe zatrudnienie lub podpisanie umowy cywilno-prawnej.
W stosunku do pozostałych danych osobowych możliwe jest wystąpienie z żądaniem usunięcia tych danych bez wpływu na sytuację służbową pracowników.
Odbiorcy danych osobowych: podmioty uprawnione do ich pozyskania zgodnie z przepisami prawa (w szczególności ZUS, Urząd Skarbowy, Narodowy Fundusz Zdrowia), w razie potrzeby organy wymiaru sprawiedliwości, w razie potrzeby komornicy sądowi, organy kontrolne lub inne uprawnione podmioty, np. zakłady ubezpieczeń oraz podmioty, którym przekazanie danych będzie konieczne w celu wykonania umowy jaka wiąże te podmioty z pracodawcą, np. firmy wymagające udokumentowania uprawnień pracownika, firmy doradcze, obsługa IT, obsługa prawna, firmy szkoleniowe, banki, organy porządkowe.
Dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie przez okres 50 lat w zakresie wynikającym z przepisów prawa od momentu ustania zatrudnienia lub odpowiednio krócej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zależnie od daty zatrudnienia (osoby zatrudnione od 1 stycznia 2019r. na umowę o pracę przez okres 10 lat).
Poczta mailowa i telefony służbowe
Spełniając obowiązek informacyjny wobec właścicieli danych osobowych, z którymi kontaktujemy się drogą teleinformatyczną, informujemy, że Państwa adres e-mailowy lub numer telefonu przetwarzany jest w naszej firmie w celach komunikacji, na podstawie art.6 ust.1 lit.f) RODO.
Podanie danych wynika z potrzeby szybkiego kontaktu, a nie podanie ich ogranicza kontakt do tradycyjnego za pośrednictwem poczty lub kuriera.
Dane osobowe będą udostępniane innym odbiorcom, na zasadzie dalszego przesyłania poczty dot. konkretnej omawianej tematyki w gronie większej grupy osób, a także dostawcom usług hostingowych.
Dane osobowe zostały pozyskane z różnych źródeł, tj.:
- bezpośrednio od Państwa, co uznajemy, jako wyrażenie zgody poprzez wykonanie konkretnej aktywności lub podpisanie zgody na kontakt teleinformatyczny
- z publicznych stron internetowych (kategorie: dane zwykłe, adres e-mail, numer telefonu, nazwa lub imię i nazwisko, adres)
Dane będą przetwarzane zgodnie z tematem korespondencji i uznaniem użytkownika poczty mailowej co do czasu jej archiwizacji lub do momentu otrzymania sprzeciwu co do ich przetwarzania lub żądania ich usunięcia. W zakresie kontaktów telefonicznych do momentu otrzymania sprzeciwu co do ich przetwarzania lub żądania ich usunięcia.
Zakres przetwarzanych danych: adres e-mail, numer telefonu, nazwa, adres, imię i nazwisko, treść informacji.
Kontrahenci
Spełniając obowiązek informacyjny wobec właścicieli danych osobowych informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane są w naszej firmie
w celach związanych:
- ze współpracą biznesową lub dostawą/kupnem towarów i usług i są przetwarzane w zakresie zawartej umowy kupna sprzedaży lub innej umowy gospodarczej na podstawie art.6 ust.1 lit. b) RODO
- w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (cele podatkowe, rachunkowości, dochodzenie roszczeń) dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit.c) RODO
- w zakresie windykacji należności i obsługi prawnej dane są przetwarzane w oparciu o art.6 ust.1 lit. f) RODO.
Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa lub z regulaminów wewnętrznych.
Podanie danych w celu współpracy jest konieczne dla realizacji zakupu lub usługi oraz wystawienia faktury i ich nie podanie uniemożliwia wykonanie określonego zdarzenia gospodarczego.
Odbiorcy danych osobowych są tylko i wyłącznie określeni w przepisach prawa oraz są nimi także firmy obsługujące systemy informatyczne.
Dane osobowe będą przetwarzane przez 5 lat od momentu ostatniego zdarzenia gospodarczego potwierdzonego fakturą, licząc od końca roku w którym została wystawiona faktura lub przez 6 lat od zakończenia trwania umowy.
Dane nie mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w którym nie stwierdzono odpowiedniego stopnia ich ochrony.
Dane związane z prowadzeniem firmy
Spełniając obowiązek informacyjny wobec właścicieli danych osobowych informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane są w naszej firmie w celach związanych z bieżącym prowadzeniem firmy w oparciu o art.6 ust.1 lit.f), tj. w książkach teleadresowych, rejestrach, książkach pocztowych itp.
Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika z bieżących potrzeb Administratora lub z regulaminów wewnętrznych.
Podanie danych jest konieczne dla realizacji współpracy biznesowej i ich nie podanie utrudniłoby wykonanie określonego zdarzenia biznesowego.
Odbiorcy danych osobowych są określeni w wewnętrznych procedurach oraz są nimi także firmy obsługujące systemy informatyczne.
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres wynikający z przepisów prawa lub zgodnie z konkretnym tematem opisanym w niniejszym obowiązku informacyjnym.